İşletmenizde Kaos Varmı?
İşletmeler birçok proje ve çalışma yapıyor, bu çalışma ve projelerin başarısızlık nedenleri İşletmedeki Kaos’tur.
Yalın Üretim uygulamalarını, Yönetim Sistemlerini ( Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği, Bilgi Yönetimi gibi ), ERP Yazılımlarını ( Kurumsal Kaynak Planlama) , MRP ( Malzeme İhtiyaç Planlama) başarılı uygulayamıyoruz? gibi birçok sorunun, proje ve çalışmanın başarısızlık nedeni İşletmedeki Kaos‘ tur.
Kaos Neden Oluşur?
1- Şirketin Temel Değerleri yoksa Kaos Oluşur.
Öncelikle şirketin, Temel Değerleri Olmalıdır. Bu temel değerler bayrak yarışı gibi, nesilden nesile devam eden, geliştirilmesi tüm yönetim, çalışanların önceliği olan kavramlardır. Tüm yönetimin, çalışanların sıkı sıkıya sahiplendiği temel değerler.Şeffaf iletişim, dürüstlükle hareket etmek, katılım, karşılıklı saygı, ülke ve toplum refahına katkıda bulunmak, açık fikirlilik, adalet, beraberlik, dayanışma, samimiyet, yardımseverlik gibi birçok örnek verebiliriz. Şirket kültürü bu temel değerle oluşur, gelişir, yaygınlaşır.
2- Şirketin Hedeflerinin Olmaması veya Tanımsız Olması Kaos Oluşturur.
Kısa, orta ve uzun vadeli hedefleri belirlenmelidir. Yönetim Kurulu, İcra Kurulu, Üst, Orta ve Ara Kademe Yöneticiler, hedefleri, hedefin gerçekleşmesi için gerekli kaynakları, gerçekleşme adımlarını, sorumlulukları, periyodik ölçme ve değerlendirmesini, raporlanmasını, eksiksiz, anlaşılır, ölçülür, kontrol edilebilir şekilde tanımlanmalıdır. Hedefler ölçümü, gerçekleştiğinde motivasyon, ödüllendirme, gerçekleşmediğinde alınacak önlemler belirlenmelidir.
3- Görev Tanımlarının Olmaması ve Tanımsız Olması Kaos Oluşturur.
Organizasyon Şeması ve pozisyonlar tanımlı olmalıdır.Pozisyonların, bağlı olduğu üst, bağlı olan astların Görev tanımları net, anlaşılır olmalıdır.
4- Süreçlerin Olmaması ve Tanımsız Olması Kaos Oluşturur.
Sürecin tanımı; “belirli bir dizi girdiyi, müşterileri için bir dizi faydayı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları konulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, sorumlusu olan, fonksiyonlar arası ve birbiriyle ilişkili, değer yaratan faaliyet zinciridir”. Süreçler ( tasarım, üretim planlama, üretim, kalite, satınalma, yurtiçi satış, yurt dışı satış gibi birçok iş akışı ) faaliyetler, sorumlular, hedefler tanımlı olmalı.
5- Kararsızlık Kaos Oluşturur.
Yönetim Kurulu, İcra Kurulu, Üst, Orta ve Ara Kademe Yöneticiler, etkin karar alabilmesi için, proje, çalışma ve problemle ilgili , ilk adımda, mevcut durum analizi yapılmalı (sorumlular, maliyet, kar, vb ölçülmeli) , ikinci adımda yapılması planlanan çalışmalar için gelecek durum analizi ( amaç, hedef, sorumlular, zaman planı faydalar, maliyet ) yapılarak, karşılaştırma yapabilmelidir.
Yatırım, proje , iyileştirme, problem çözme gibi birçok konuda mevcut durum ile gelecek durum karşılaştırmaları yapılması gerekir. Mevcut durum analizi yapılmamış, eksik yapılmış ise gelecek durumun ne kadar fayda salayacağı ölçülemez. Neden yapıyoruz? sorusunun cevabı ölçülemez, karar vericiler yatırımı, projeyi, satınalma, iyileştirme, problem çözümü kararını bekletecek olumlu, olumsuz karar veremeyecektir.
6- Çözüm Odaklı Olmamak, Gereksiz Yere Olayı Büyütmek Kaos oluşturur.
İşletmenin Stratejik Hedefleri ( kısa, orta ve uzun vadeli hedefler ) İşletmede Yönetim Kurulu, İcra Kurulu, Yöneticiler ( üst, orta, ara kademe ) tüm yönetimin sorumluluğudur. Gerçekleşmesi için çalışmalı, gerçekleşmeme nedenleri araştırılmalı, çözüm odaklı olunmalıdır. Problemin kök nedenini bulma, çözüm önerisi geliştirme, sonuçlandırma ve sonuçların ölçümü, sürdürülebilirliği yaklaşımı besinsenmiş olmalıdır. İşletme problemin kök nedenini bulma, çözüm önerisi geliştrime için kullanılan İşletmede Konuşma Dili hitap şekli, vucut dili, ses tonu, dinleme, Yazışma Dili; hitap şekli, saygı, nezaket kurallarına uygun olmadır. Çözüm yerine olayları büyütmek, suçlu arayışı, nezaket kurallarına uygun olmayan konuşma, yazışmalar
- Çalışan memnuniyetsizliğini, sirkülasyonu artar,
- Takım olarak çalışılamaz, Proje, problem çözme takımları başarı oranı düşer,
Mustafa AŞAR | Haziran 2022